6 خطوات للحد من ظاهرة البيروقراطية في الأعمال

 

6 خطوات للحد من ظاهرة البيروقراطية في الأعمال

 

البيروقراطية ليست قاعدة من قواعد الاعمال، بل هي نظام قيمي يتشكل مع مرور الوقت بسبب ثقافة المؤسسة الناتجة عن سلوك بعض الموظفين. وتنتشر البيروقراطية في كل قطاع من قطاعات الاعمال، بأحجام مختلفة، وتتواجد بشكل افضل في المؤسسات العامة للدولة. ويمكن تطوير الاعمال والالتفاف حولها، وذلك نحو تقديم الخدمة بشكل افضل، استدراكاً لدور ومهمة المؤسسة التي جاءت لأجلها. وتقوم شركة اكسبر للاستشارات وادارة الأعمال في هذا التقرير، بنشر محاور ازالت البيروقراطية في الاعمال، وتسريع وتيرة الانجاز. فإزالة البيروقراطية تتطلب جهد ونهج يرتكز على مبدأ تبسيط العمليات، تعزيز الكفاءة، وتمكين الموظفين. وفيما يلي تلك الخطوات لتحقيق ذلك:

 

تحليل العمليات الحالية

يتعين في البداية مراجعة خط انجاز العمليات الحالية وسير العمل في المؤسسة، وذلك نحو تحديد الخطوات غير الضرورية أو المعقدة. وكلما تم وضع مهمة المؤسسة mission أمام فريق العمل، كلما تم ادراك حجم الاعمال الزائدة، وبالتالي مجاراتها والالتفاف حولها. كما يتعين في هذه المرحلة قياس سرعة تقديم الخدمة، ومقارنتها بالأداء التاريخي للمؤسسة، او بتلك المؤسسات المنافسة، والتي يمكن استخدام الاستبيانات او الملاحظات، لرصد وقياس وتيرة الانجاز.

 

تبسيط الإجراءات

تأتي الخطوة التالية من خطوات القضاء على البيروقراطية، بتقليل اعداد الوثائق والنماذج المطلوبة، لإنجاز المهام. ويمكن ربط او دمج بعض الخطوات او الاجراءات مع بعضها، نحو عملية التبسيط المنشودة. وتبدأ عملية التشخيص بتحليل الاعمال، وعمل نموذج تجربة المستخدم. فعلى مستوى تجربة المستخدم، يمكنك تخيل الخدمة المقدمة من منظور العميل الخاص، ومدى تحقيق الرضا له. فالتصميم الذي يرتكز على المستخدم، عادة مايكون وسيلة جيدة للقيام بالعمل. ومع مرور الوقت، تكون ثقافة المؤسسة قد تكونت واستطاعت توليد نفسها بنفسها، نحو تقليل حجم الأعمال الزائدة عن كاهل عمل المؤسسة.

 

الاستفادة من التكنولوجيا

تعتبر التكنولوجيا واستخدامها من الأمور المهمة في الحد من مدار وموجات البيروقراطية. لذلك يتعين الاستثمار في التكنولوجيا الحديثة لحل المهام الروتينية، مثل إدخال البيانات أو بعض الموافقات المطلوبة. كما يمكن استخدم برامج إدارة المشاريع والوثائق الإلكترونية لتقليل الاعتماد على الأوراق.

 

التفويض والتمكين

تساهم بعض الاجراءات الإدارية في تقليل طول الدورة المستندية، وذلك عن طريق منح الموظفين بعض الصلاحيات لإتخاذ قرارات اكبر دون الحاجة إلى الرجوع للادارة العليا. كما ان تشجع ثقافة الثقة والمسؤولية في المؤسسة ستساهم في بلوغ الاهداف، بدلاً من الرقابة والمتابعة المفرطة. وتعد تلك الخطوة من الاهمية بمكان، كونها مهمه في بناء فريق عمل قادر على تحمل المهام، والشعور بالولاء والانتماء للمؤسسة.

 

 

 

 

اعادة تصميم التسلسل الهرمي

تأتي الخطوة التالية من خطوات الحد من الاجراءات البيروقراطية، بتصميم الهيكل التنظيمي الجيد في المؤسسة. اذ ان تقليل اعداد مستويات الإدارة ستسرع من عملية اتخاذ القرار. فالهيكل التنظيمي الأفقي يعتبر الأنسب في حل مثل تلك المشاكل. ويعتمد حجم الجهد المبذول في ذلك، على حجم البيروقراطية الموجودة في داخل المؤسسة.

 

تغيير ثقافة المؤسسة

كما أن تشجيع فريق العمل على المرونة والابتكار بدلاً من التمسك بطريقة العمل التقليدية، لها من الاثر في تسريع وتيرة الإنجاز الاداري. بالإضافة إلى ان الجهود التي تبذل في سبيل إصلاح مسار العمل، تعد من الاستثمارات الضرورية لبقاء المؤسسة حية وفاعلة على مدى المستقبل.

 

وختاماً قالت شركة اكسبر للاستشارات، بأنه كلما كان عمر المؤسسة كبيراً، كلما احتاجت لجهود إضافية نحو بلوغ النتائج. كما ان ترسيخ مبادئ العمل الحديثة، والشغف نحو التطوير وتحقيق نتائج افضل، لها من الاثر في تحقيق إنجازات افضل. بالاضافة الى ان القضاء على البيروقراطية في المؤسسة سيسهم في خلق صورة إيجابية عن العمل وانطباع جيد عن العاملين، وتوفير اوقات إضافية للإبداع والتطوير. ونجد اليوم حولنا، العديد من المؤسسات العامة التي قاومت الثقافة القديمة، وسعت نحو تسريع وتيرة الانجاز، بفضل وجود رؤية، وادارة تنفيذية شبابية واعدة.