EXCPR™: تقرير مجلس الإدارة

تقرير مجلس الإدارة Board Of Director Report

يتضمن الأسس والبيانات الواجب توافرها عند رفع تقرير مجلس الإدارة من قبل الإدارة التنفيذية في الشركة

يعرف نظام حوكمة المؤسسات corporate governance على انها مجموعة العلاقات التي تربط مابين القائمين على إدارة الشركة – الإدارة التنفيذية senior management - ومجلس الإدارة board of director وحملة الأسهم shareholders وغيرهم من أصحاب المصالح الاخرى stakeholders. وتشترك تلك الأطراف فيما بينها بأنها المعنية بإدارة أصول الشركة والتي تشكل أساس عمل المؤسسة. وقد أستحدث العمل بنظام الحوكمة لأسباب مختلفة ومنها ضمان سير العمل في المؤسسة بشكل استراتيجي طويل المدى، تحويل الشركات الفردية والعائلية الى المؤسسية، بالإضافة إلى التطلعات نحو العمل بشفافية ورقابة فاعلة وتحقيق العدالة، وغيرها من قيم مضافة تناسب بقاء الشركة في الأسواق.

وتعتبر التقارير المتداولة مابين أطراف نظام الحوكمة المختلفة بمثابة الرابط الأساسي في تحقيق عملية التكامل في نجاح العملية المؤسسية، وذلك من خلال نقل المعلومات والبيانات بشكل دقيق ومنتظم. وتكمن كذلك أهمية التقارير الدقيقة المرسلة بأنها الأدوات الإدارية الهامة التي تساهم في دعم عملية اتخاذ القرارات الاستراتيجية في المؤسسة وجعلها قريبة جداً من الصحة. وفي هذا الصدد صرح السيد نايف بن عبدالجليل بستكي –الرئيس التنفيذي في شركة اكسبر للاستشارات الإدارية والاستراتيجية EXCPR™– بأن الشركة تعي بشكل مطلق أهمية نقل المعلومات والبيانات بشكل صحيح مابين اطراف العمل المؤسسي، ومدى تأثرها في قوة القرارات القيادية المتخذة. وعلية يضيف بستكي بان الشركة –شركة اكسبر- قد قامت في هذه المرحلة بإختيار محور الرابط مابين الإدارة التنفيذية senior management وبين مجلس الإدارة board of director، لأهميته النسبية في إدارة أعمال المؤسسة بشكل ملحوظ.

يعتبر تقرير مجلس الإدارة –المرفوع من الإدارة التنفيذية –بمثابة المستند الذي يحتوي على كافة البيانات اللازمة في عملية اتخاذ القرارات نحو تحقيق التوازن وبلوغ الاهداف الاستراتيجية للمؤسسة. ولذلك يجب ان يتضمن التقرير على المعلومات النوعية اللازمة التي تسهم في تبصير مجلس الإدارة على أمور سير العمل في المؤسسة بشكل واضح وملخص، والمساهمة في طرح التساؤلات الدقيقة والهامة نحو اتخاذ القرار. وفيما يلي اهم سبعة قواعد يجب ان يحتويها تقرير مجلس الإدارة.

1. توافق البيانات

يجب ان ترتكز المعلومات والبيانات المرفوعة لمجلس الإدارة على الدقة، وأنها تعكس اتجاه الأهداف الاستراتيجية التي قامت من أجلها المؤسسة. كما يجب ان يتضمن التقرير بعض المؤشرات والاتجاهات التي تصل مابين الوضع الحالي للمؤسسة وأهدافها الاستراتيجية. بالإضافة الى المقارنات الموضوعية bench-marking مع المنافسين، الحصة السوقية، ... الخ. ولا يعني ذلك ان يحتوي التقرير على الكثير من المعلومات بالتفصيل الممل، وإنما يجب أن يكون مختصرة ومركز بحيث لا يخل بالمعنى الأساسي.

2. التكامل

وكذلك يجب ان يكون تقرير مجلس الإدارة متكامل الى حد ما، بحيث تكون نوعية البيانات التي يتضمنها التقرير تناسب الاحتياجات داخل المؤسسة – اتخاذ القرارات الحاسمة-، وكذلك الاحتياجات من خارج المؤسسة- مثل بعض البيانات المعتمدة التي يحتاج إليها بعض المستثمرين وأصحاب المصالح الأخرى. فتقرير مجلس الإدارة هو الدستور المختصر لنشر المعلومات الاساسية والبيانات الضرورية لأصحاب المصالح بشكل دوري وبشكل موضوعي.

3. الشكل العام

كما يجب ان تراعي تقارير مجلس الإدارة عامل الوقت، بحيث تحاكي النمو في الاعمال وتطوير المشاريع –ان وجدت، مراقبة الأداء وسير العمل، ... الخ. إن أهمية هذه القاعدة تكمن بمساهمتها في فهم خطوات سير العمل، وتقيم المرحلة السابقة ومقارنتها بالمرجوة، وجعلها على هيئة مؤشرات رقمية يسهل التعامل معها KPIs، مثل تحقيق الأرباح، الخسائر المحققة، الموازنة العامة للشركةbalance sheet، تدفقات الأموال cash flow، ... الخ.

4. العامل الزمني

يحظى عامل التوقيت في وصول المعلومات والبيانات عن المؤسسة بأهمية بالغة يعرفها أصحاب الاعمال بشكل جيد. فكم من فرصة رائدة او استثمارات واعدة، قد ضاعت بسبب التأخر بوصول المعلومات الهامة للأطراف المعنية عن الوقت المناسب. وعلى الرغم من أهمية جودة المعلومات المطلوبة، إلا أنه لايمكن مقارنتها بعامل الوقت، ولذلك وجب على الإدارة التنفيذية بذل الجهود وتوجيه طاقات العمل لإخراج تقرير مجلس الإدارة الدوري بالوقت المناسب- وفقاً لنوعية البيانات المتوافرة.

5. جودة البيانات

يجب أن تكون البيانات والمعلومات المكونة لتقرير مجلس الإدارة ذات نوعية وجودة متلازمة، والتي تسهل عملية اتخاذ القرار وطرح التساؤلات المناسبة، وبالتالي توجيه مسار العمل المؤسسي في الاطار السليم.

6. التوازن

يعتبر تقرير مجلس الإدارة بمثابة القياس المتوازن لأداء العمل، والذي يتضمن وجود البيانات المالية والغير مالية عن المؤسسة. ويتناول هذا النوع من القواعد أوجه المقارنة مابين الأداء السابق، مقارنة بالمخطط له، والتنبؤات المستقبلية المتوقعة.

7. الوضوح

كما يجب ان تكون البيانات والمعلومات الحاضرة في غاية البساطة والوضح بحيث تحاكي مفاهيم أعضاء مجلس الإدارة –على اختلافهم خبراتهم. فكما هو معلوم فإن مجلس الإدارة يتكون من اشخاص أصحاب علاقة مباشر بسير العمل، وآخرين من قطاعات تجارية أخرى قد تكون بعيدة عن أساس العمل. وكما بينا سابقاً فيمكن توصيل مثل تلك البيانات عن طرق الوسائل التوضيحية المختلفة من رسومات، مؤشرات، ارقام،... الخ.

وختم بستكي تصريحه بأن دور مجلس الإدارة الفاعل هو رسم السياسات العامة للمؤسسة والاتجاهات الاستراتيجية التي تبحث عنها وفقا للمعطيات والتحاليل الحاضرة. ولهذا فإنه كلما كان التقرير المرفوع إلى مجلس الإدارة كامل ويتضمن المبادئ السبعة السابقة، كلما كانت القرارات الإدارية المتخذة في توجيه سير العمل اقرب للقياسية والصحة منها. كما ان استخدام قنوات التواصل –ومنها التقارير الإدارية-بشكل دقيق ومستمر ما بين الإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة، من شأنها اطلاع أعضاء مجلس الإدارة على مجريات سير الاعمال بشكل مفصل وبالتالي سهولة توجيه الاعمال نحو الاتجاه السليم. وفيما يلي مختصر للمكونات المثلى الواجب توافرها في تقرير مجلس الإدارة.