HOW CHINESE COMPANIES OVERCAME THE CORONA

HOW CHINESE COMPANIES OVERCAME THE CORONA

Seven steps helps to avoid crisis

Although the emergence of the Corona started in China on Dec. 2019, in which more than 59% of global cases have been reported, it has been able to treat more than 72% of these cases and overcome the crisis that has emerged in its trading states over a record period of time, Which in addition to its balance is its ability to dominate the countries of the world in the future.

China has been able to turn that health ordeal into a political economic grant, thanks to its good management of the situation, which has become the focus of international companies' attention to the standard procedures they have taken, towards exporting them to the rest of the world's companies. HBS highlighted this theme, which in turn was compiled by EXCPR Co., as well as the rest of the recently launched global economic data and analysis to see what the most prominent of these steps are. Precautionary measures implemented by Chinese companies and work through them, to reduce the spread of this epidemic virus, thereby restarting their production lines during record periods.  

REORIENTING SOURCES 

In times of crisis, changes are rapidly accelerated, which does not give room for deep reflection or reluctance to make decisions, which calls for the CEOs to work on sites, in order to quickly understand and take the necessary corrective actions in a momentary manner. In China, companies that were the fastest recovering from the Corona crisis were looking forward the future. Through daily monitoring of its market developments, it has shifted its sources of production to a level of priority, but where they are needed. Its good forecast of market demand has been driven by the shift of business strategies from retail to internet-connected e-commerce to keep pace with this external power of the Corona. 

CRISIS MANAGEMENT

Chinese companies in the face of Corona was to redesign their internal regulatory structure to mimic the direction of all human efforts towards meeting needs. It took a quick response with the team to reap more positive results in record times, culminating in the creation of a decentralized leadership that understood the work in its different vertical directions. During the crisis, the company's emergency team met daily to review procedures and make decisions for employees to direct work and rationalize spending. The role of applications also has an impact on the speed of rapid and timely transfer of information and data to the rest of the team. China has thus benefited from the assets of applications and employed it to manage the crisis it has faced. 

PROTECTING EMPLOYEES

The third axis on which companies in the China relied during the corona virus outbreak is the element of clarity with employees and the safety necessary for them and their families. As is well known, in times of crisis, the speed of the flow of information is very high, supported by some untrue news that necessitated the creation of a single platform for receiving such news. This was already present in China's crisis, which has built a unified source of information and coordinated data to achieve the functional security of the task force towards preparing for production. This source has also been relied upon to guide operational procedures very specifically to team members. On a related point, these companies were also interested in the internal composition of the Chinese employee, which depended on maintaining the employee's family and meeting their basic needs, which contributed to the achievement of common interest, thereby increasing the production capacity. 

FLEXIBILITY IN DEALING

As the Chinese market was in a clear recession during the Corona crisis period, particularly in the hotel and restaurant sectors, joint cooperation with other business sectors has been dealt with in order to achieve job security to meet the needs. Company employees have been redistributed either for other activities and roles needed by the company, or even to lend the employee to other businesses that need additional human resources to cope with the crisis. The Chinese experience has adopted the principle of mutual cooperation and interdependence with flexibility in dealing with employees and companies, which has contributed to increased productivity and job security. 

TRANSFORMING SALES 

Some companies in China have been forced to close their various stores, thanks to lower sales volumes due to the outbreak of the virus. This has made many of these companies bet on rearranging their sales channels and switching from retail to online business. Such a strategy has been relied upon and accepted by the market in China, which culminated in an increase in sales volume thanks to that strategy. 

SOCIAL MEDIA

It seems that the common factor in business success in times of crisis was the presence of the Internet and modern technology, which proved to be the appropriate solution to crises that are experiencing or may suffer from the markets in the future. Through the Corona crisis, Chinese companies have been able to activate the role of their various social media platforms in coordinating and communicating with their employees significantly, which has increased the extent of their common cohesion. 

POST CORONA 

These steps and strategies during the crisis have culminated in china's post-Corona market being stimulated. The Chinese people are looking forward to the full end of the crisis, eagerly returning to supplying global markets as before, which will undoubtedly increase the share of Chinese products in global markets. The preliminary economic results also indicate the end of the recession, which was at the end of 2019, which shows the continued growth of other labor sectors in China, culminating in cases of corona virus recovery. 

Finally,  the return of the global economic movement to its former state is linked to the ability of the countries of the world to confront the health side of the case of the Corona. As we saw in this report that factories in China will soon return to their former state, which will increase the demand for the source of oil again, and will also be associated with the ability of western countries to overcome this economic war which originated in the far east and its waves continue to hit the shores of western countries. 

t.me/ExcprCo 

Business sustainability

P.O. BOX 21407 – Safat 13075 Kuwait

Tel: +965 600-39277

Fax: +965 224-78734

Email: info@excpr.com

Website: www.excpr.com

كيف تجاوزت الشركات الصينية كارثة فيروس كورونا

كيف تجاوزت الشركات الصينية كارثة فيروس كورونا

7 خطوات ومحطات ساهمت في تجاوز تلك الازمة

على الرغم من ظهور فيروس كورونا في جمهورية الصين الشعبية في منتصف ديسمبر من العام 2019، والذي تعدت فيها الحالات لتصل الى أكثر من 59% من الحالات العالمية، إلا انها استطاعت معالجة أكثر من 72% من تلك الحالات وتجاوز الازمة التي ظهرت في ولاياتها التجارية خلال مدة زمنية قياسية، والتي يضاف الى رصيدها قدرتها على هيمنت دول العالم خلال المستقبل القادم. وقد استطاعت جمهورية الصين الشعبية من تحويل تلك المحنة الصحية الى منحة اقتصادية سياسية، وذلك بفضل ادارتها الجيدة للحالة، والتي أصبحت محط انظار الشركات العالمية لمعرفة الإجراءات القياسية التي قامت بها، وذلك نحو تصديرها لبقية شركات دول العالم. وقد قامت جامعة هارفارد لإدارة الاعمال HBR بتسليط الضوء على هذا المحور، والذي قامت بدورها شركة اكسبر للاستشارات وإدارة الاعمال بتجميع المادة بالإضافة الى بقية البيانات والتحليلات الاقتصادية العالمية والتي تم اطلاقها مؤخراً وذلك للوقوف حول أبرز تلك الخطوات الاحترازية التي قامت الشركات الصينية بتطبيقها والعمل من خلالها، للحد من انتشار هذا الفيروس الوبائي، وبالتالي إعادة تشغيل خطوط انتاجها خلال فترات زمنية قياسية. كما أنه تم رصد 7 محاور وخطوات رئيسية كانت العلامة الفارقة في تحويل حالة الطوارئ تلك الى ميزة تنافسية لصالح الشركات في جمهورية الصين الشعبية. وفيما يلي أبرز تلك المحطات، والتي نقوم بنشرها لكي تستفيد الشركات المحلية والخليجية منها:

إعادة توجيه مصادر الانتاج

في اوقات الأزمات والكوارث فإن الاحداث والتغيرات تكون متسارعة بشكل كبير، والذي لا تعطي مجالاً للتفكير العميق او التردد في اتخذا القرار، الامر الذي يستدعي نزول الرؤساء التنفيذيين للمؤسسات الى مواقع العمل، وذلك للفهم السريع واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة بشكل لحظي ومباشر بعيداً عن طرق التقارير المستندية ذات الديباجة العامة. ففي الصين الشعبية كانت الشركات الأسرع تعافياً من ازمة كورونا تتطلع إلى الأمام وتوقعت المستقبل وما سيؤول إليه. فقد قامت من خلال المتابعة اليومية لتطورات السوق لديها، من تحويل مصادر انتاجها حسب الأولويات، إلا مواقع الحاجة إليها. وكان لتنبؤها الجيد بحجم الطلب في الأسواق سوق، امره في تحويل استراتيجيات الاعمال من البيع بالتجزئة الى التجارة الالكترونية عن بعد –المرتبطة بالإنترنت –لمجاراة هذه القوة الخارجية والمتمثلة بفيروس كورونا. ويبدوا بأن الشركات الصينية قد استفادة مرة أخرى من ازمة كورونا والتحور نحو العمل عن بعد، وبالتالي الاستفادة من تقليل المصاريف لديها مما زاد من هامش الربحية المحققة.

فريق إدارة الأزمات

أما المحور الثاني الذي انتهجته الشركات الصينية في مواجهة فيروس كورونا، فكان يتمثل في إعادة تصميم هيكلها التنظيمي الداخلي بحيث يحاكي توجيه كافة الجهود البشرية نحو تلبية الاحتياجات. فقد تطلب الامر سرعة الاستجابة والتنسيق مع أعضاء فريق العمل لجني المزيد من النتائج الإيجابية المرجوة في أوقات قياسية، والذي توج بإنشاء قيادة لامركزية تفهم العمل باتجاهاتها الرأسية المختلفة. وقد كان فريق عمل الطوارئ في الشركات يجتمع يوميًا اثناء فترة ازمة كورونا لمراجعة الإجراءات ويصدر القرارات اللازمة للموظفين والعاملين نحو توجيه العمل وترشيد الانفاق. كما ان لدور التطبيقات الحديثة كذلك أثرها في سرعة نقل المعلومات والبيانات المطلوبة لبقية أعضاء فريق العمل بشكل سريع وفي الوقت المناسب. وبذلك تكون الصين قد استفادة من أصول التطبيقات والتكنولوجيا الحديثة وتوظيفها في إدارة الازمة التي واجهتها.

حماية الموظفين

أما المحور الثالث الذي اعتمدت عليه الشركات في جمهورية الصين الشعبية اثناء تفشي فيروس كورونا، فهو عنصر الوضوح مع الموظفين وتحقيق الأمان اللازم لهم ولأسرهم. فكما هو معروف فإنه في أوقات الأزمات، يكون سرعة تدفق المعلومات كبيرة جداً، مدعماً ببعض الاخبار الغير صحيحة – الاشاعات- والذي استلزم خلق منصة واحدة لتلقي تلك الاخبار. وقد كان ذلك الامر حاضراً بالفعل في ازمة الصين مع فيروس كورونا، والذي تم تشييد مصدر موحد للمعلومات والبيانات المنسقة، لتحقيق الامن الوظيفي لفريق العمل نحو الاستعداد لعملية الإنتاج.  وقد تم الاعتماد على هذا المصدر كذلك في توجيه الإجراءات التشغيلية بشكل محدد للغاية لأعضاء فريق العمل. ومن جانب متصل، فقد اهتمت تلك الشركات كذلك بالتكوين الداخلي للموظف الصيني، والذي اعتمد على المحافظة على اسرة الموظف، وتلبية احتياجاتهم الأساسية، مما ساهم في تحقيق الاهتمام المشترك، وبالتالي زيادة الطاقة الإنتاجية. ولعل هذا المحور يحاكي الاهتمام بالإنسان وتحقيق المنفعة المتبادلة، والذي توج بمساعدة شركات القطاع الخاص بمساعدة الدولة في مواجهة الازمة، والذي لن تنساه لهم.

المرونة في التعامل

ولما كان السوق الصيني في ركود واضح خلال فترة ازمة كورونا، وخصوصاً قطاعات الفندقة والمطاعم، فقد تم التعامل والتعاون المشترك مع بقية قطاعات الاعمال الأخرى، وذلك نحو تحقيق الامن الوظيفي لتلبية احتياجات. فقد تم إعادة توزيع موظفي الشركات إما لأنشطة وادوار أخرى تحتاج اليها الشركة، او حتى اعارة الموظف لشركات تجارية أخرى تحتاج لمصادر بشرية إضافية لمواجهة الازمة. وقد اعتمدت التجربة الصينية مبدأ التعاون المشترك والتكافل مع المرونة في التعامل مع الموظفين والشركات، الامر الذي ساهم في زيادة الإنتاجية وتحقيق الامن الوظيفي. فعلي سبيل المثال، كان الامر في جمهورية الصين الشعبية يتطلب العمل عن بعد، وتوصيل المنتجات للعملاء في بيوتهم، والذي توج بإعادة ترتيب مصادر الإنتاج البشري لديها الى تقديم خدمات التوصيل، وذلك بسبب الزيادة المفاجئة في المشتريات عبر الانترنت.

تحويل قنوات المبيعات

وقد اضطرت بعض الشركات في الصين من اغلاق متاجرها المختلفة، وذلك بفضل انخفاض حجم المبيعات لديها بسبب تفشي الفيروس. الامر الذي جعل العديد من تلك الشركات تراهن على إعادة ترتيب قنوات المبيعات لديها والتحول من البيع بالتجزئة الى العمل اون لاين عبر الانترنت. وقد تم الاعتماد على مثل تلك الاستراتيجية والتي لاقت استحسان وقبول السوق في الصين، والذي توجت به بزيادة حجم المبيعات بفضل تلك الاستراتيجية.

التواصل الاجتماعي

وكما يبدوا بأن العامل المشترك في نجاح الاعمال في أوقات الازمات كان بفضل وجود الانترنت والتكنولوجيا الحديثة، والذي اثبت انه الحل المناسب للأزمات التي تعاني او قد تعاني منه الأسواق مستقبلاً. فقد استطاعت الشركات الصينية من خلال ازمة كورونا من تفعيلها لدور منصات التواصل الاجتماعي المختلفة لديها، في التنسيق والتواصل مع موظفيها بشكل كبير، مما زاد من حجم الترابط المشترك فيما بينهم. كما أن لاستخدام المعلومات الإيجابية ذات القيمة المضافة اثرها كذلك في تشييد المؤسسة الصينية. وقد تم من خلال هذا التواصل الاجتماعي الالكتروني عمل الحجر الصحي الازم لاستمرارية الإنتاج ولكن بدون الاتصال المباشر.

الاستعداد لما بعد كورونا

وقد توجت تلك الخطوات والاستراتيجيات المتبعة اثناء فترة الازمة، بتحفيز السوق الصيني لمرحلة ما بعد ازمة كورونا. فقد أصبح الشعب الصيني يتطلع لصافرة انتهاء الازمة بشكل كامل، للعودة بشغف نحو امداد الأسواق العالمية كما كانت في السابق، والذي بلا شك سيزيد من حصة المنتجات الصينية في الأسواق العالمية. فكما تشير نتائج الاقتصاد الأولية الى نهاية مرحلة الكساد والذي كان القاع فيه يشكل نهاية العام 2019، والذي توضح النتائج بالنمو المستمر الذي تشهده قطاعات العمل الأخرى في جمهورية الصين الشعبية، متوجة بحالات المعافاة من مرض فيروس كورونا. ومن المنتظر ان تكون الطاقة التشغيلية القصوى لمصانع الصين في كفاءتها بعد ثلاثة أشهر من الآن.

وختاماً فإن عودة الحركة الاقتصادية العالمية الى سابق عهدها مرتبط بقدرة دول العالم على مواجهة الجانب الصحي في قضية فيروس كورونا. فكما رأينا في هذا التقرير بأن المصانع في جمهورية الصين الشعبية ستعود قريباً الى سابق عهدها، مما سيزيد من الطلب على مصدر النفط مرة أخرى، والذي سيكون مقرون كذلك في قدرة الدول الغربية على تجاوز هذه الحرب – ان صح التعبير عنها – والتي نشأت في اقصى الشرق ولازالت موجاتها تضرب شواطئ الدول الغربية – الولايات المتحدة واوروبا. كما أن تجربة الصين وتعامل شركاتها مع ازمة فيروس كورونا، ينبغي ان تكون حالة قياسية تدرس في المؤسسات والشركات المختلفة، علاوة على المعاهد الجامعات العالمية في كيفية التعامل مع حالة ثلاثية- صحية اقتصادية سياسية. فمن خلال الدروس التي تم الاستفادة منها من هذه الحالة كيف استطاعت تلك الشركات في جهورية الصين الشعبية من إدارة عملياتها التشغيلية عن بُعد باستخدام التكنولوجيا الحديثة، والتزام موظفيها بالضوابط واللوائح المتخذة، بالإضافة الى وجود إدارة متفتحة تنظر للمصلحة العامة المشتركة، والذي جعل من الصين مثالاً وقدرة يحتذى بها، بعدما كانت مصدراً رئيسياً لأزمة كورونا. ولعنا في مقال سابق نسلط الضوء على تجربة عالمية أخرى، تتمثل في كيفية إدارة شركات جمهورية كوريا الجنوبية لأزمة فيروس كورونا.

Business sustainability

P.O. BOX 21407 – Safat 13075 Kuwait

Tel: +965 600-39277

Fax: +965 224-78734

Email: info@excpr.com

Website: www.excpr.com

t.me/ExcprCo

BUSINESS CONTINUITY MANAGEMENT- BCM

BUSINESS CONTINUITY MANAGEMENT- BCM

5 Steps to address the emergency and risks plan

External crises that may face business are one of the stations that need to be stopped, because of its ability to rearrange markets shape and balance market forces. Research confirms that 40% of companies that are not well prepared for potential risk usually do not return to the market. In this regard, Business Continuity Management or BCM can be defined as predicting potential risks to the enterprise, and directing production and manpower sources to put the necessary barriers to repel them if they occur, thereby preserving stakeholders and company reputation. Corona virus is an example for such case which could change the market. The term BCM has become associated with businesses and corporate governance systems. The importance of constructing a good business continuity plan will install confidence in investors and stakeholders, thereby generating the security necessary for the organization to remain competitive in the long term. The business continuity plan should also be one of the basic plans in the organization that must be relied upon and re-evaluated in a way that is in the light of the changes taking place in the business sector.

Crises can hit any business at any time, and the role of the company should be present to deal with these crises before they occur. Success in overcoming these crises depends on the pre-planning of the crisis and the expectation of its occurrence, and therefore to keep pace with it to the extent required, with the primary objective of reducing the potential risks. The following are the business areas of the five-business continuity management, which can be implemented in different business sectors and in their public and private aspects, Which will be the nucleus of the business continuity plan, or what was formerly called the contingency plan:

BUSINESS ANALYSIS

The framework of the organization should be defined at the outset, and the stakeholders associated in its activity should be identified. The BCP for which the team will assemble is based on preserving the organization's production sources and reducing the potential risks. The plan should also be written and accessible to all parties concerned, so that it would be present at the implementation stage when needed. At this stage, the main objective of this team must be determined by senior management. On the other hand, the top management to provide the necessary support for the success of this plan, in addition to providing the full powers and resources necessary to do so.

RISK ASSESSMENT

The first stages of BCM begin before an emergency occurs. This phase is done by selecting team of work, to identify the types of risks and obstacles that the organization may face. The team identifies the most significant risks that are likely to be encountered in the future, and rearranges them according to the incidence, as well as providing recommendations and solutions. The philosophy of action in this committee should also be based on the knowledge of the weakest axes, which may be a gateway to risk entry through which. After identifying the most important risks, each should be reassessed on the basis of two main axes. The first is to know the likelihood of such risks occurring in the future. The second is to understand the impact of such risks. The objective impact of those risks can also be measured on the basis of the material losses caused by their occurrence. One of the steps that helps the team at the risk assessment stage is to ask supporting questions such as, what will happen if.. or what's the worst-case scenario that could happen if.

PROVIDING SOLUTIONS

The next phase of BCM is an assessment of the final status of all risks. One of the consequences of this phase is to make the most important recommendations for activation, namely either accepting it and taking some corrective action in the event of it, or attempting to reduce the risk, or to eliminate it completely. This phase also requires that we work objectively to provide the best solutions to these crises. The great challenge of providing appropriate solutions is the financial cost of each of these recommendations.

TRAINING AND DEVELOPMENT

The fourth step is BCM, which is the experimental step of measuring the business system. This phase involves training staff to implement the contingency plan, so that shortcomings are addressed and developed on an ongoing basis. The approved plan should be reviewed periodically and updated when needed. In addition, to formulate the plan in an institutional and direct manner would simplify the topic to the team during the implementation phase under any circumstances.

APPLYING THE CONTINGENCY PLAN

The preparation phase of the BCP is therefore ready for implementation whenever necessary. The fifth phase of business continuity management is the executive step to reap the benefits of the years of planning, which have been trained. As noted in this report, 60% of different organizations can maintain their resources and brand thanks to advance preparation and optimal expectation for the future. Here are some of the supporting for the development of the business continuity plan in the activation phase:

·       The BCP must be reformulated and distributed, so that it is direct and easy to understand.

·       The plan should be clear, including the partial objectives to be achieved and the implementation sections.

·       It is also preferable that the plan be written in a chosen way for easy response in times of crisis, when things may get out of hand, thereby minimizing the proportion of unexpected errors.

·       Select team members to implement the plan, in a variety of ways. It should also be stressed that the executive team should be fully aware and convinced of the importance of constructing this plan and what additions it will bring to the institutional process.

·       It should also be emphasized once again that all sources and powers should be present with the working group, so that it makes the appropriate decision as soon as possible and at the same moment.

·       The spokesman of the foundation is clearly and explicitly identified in front of the media and its various institutions, in order to reduce the phenomenon of rumors and false news on the part of, in addition to conveying the neutral image with high credibility about the developments of the crisis.

·       A communication team has been appointed to identify the private and public messages to be launched and to determine the means of communication required for the parties concerned and the required communication rate.

·       The wide spread of different social media platforms must also be relied upon to communicate quickly and directly with the general community.

·       Monitor and optimize all external information and data about the surrounding risks.

Finally, planning ahead of the submission of a business continuity plan will maintain the organization's operational performance with high efficiency under any circumstances. The existence of these systems would also develop the work towards the institutional process even if none of those risks were observed. In addition, it should be emphasized that the goal is not to create a plan for continuing to operate, but for BCM to keep the organization running efficiently and for a long time. On the other hand, senior management in the organization should recognize the importance of a business continuity plan, and make more financial resources to develop and build them effectively regardless of the cost. External crises may be revealed after the imbalance caused by mismanagement in earlier periods. 

Business sustainability

P.O. BOX 21407 – Safat 13075 Kuwait

Tel: +965 600-39277

Fax: +965 224-78734

Email: info@excpr.com

Website: www.excpr.com

إدارة استمرارية الاعمال BCM

إدارة استمرارية الاعمال BCM

5 خطوات لمواجهة حالة الطوارئ والمخاطر

تعتبر الازمات الخارجية التي قد تواجه الاعمال من المحطات التي تستوجب الوقوف عندها، وذلك لما لديها من قدرة في إعادة ترتيب الأسواق، وموازنة قوى السوق. وتؤكد الأبحاث العالمية بان 40% من المؤسسات التي لم تكن مستعده لمواجهة المخاطر، فإنها عادة لا تعود الى السوق مجدداً!. ويمكن تعريف إدارة استمرارية الاعمال او يطلق عليه Business Continuity Management – BCM على انها عملية التنبؤ بالمخاطر المحتمل حدوثها على المؤسسة، وتوجيه مصادر الإنتاج والقوى العاملة نحو وضع الحواجز اللازمة لصدها في حال حدوثها، مما سيحافظ على سمعة الشركة وأصحاب المصالح. ولما كان العالم اليوم يعيش حالة من الاضطراب بسبب تفشي فيروس كورونا والذي اودى بحياة العديد من البشر، فقد استدعى الامر ان قامت شركة اكسبر للاستشارات وإدارة الاعمال – مقرها في دولة الكويت – من إعادة نشر هذه المادة والتي وعلى الرغم من انها خطوها استباقية لحدوث حالة الطوارئ، إلا أنها تساعد في معالجة ما يمكن معاجلته، بالإضافة الى انه يمكن الاعتماد عليها في المستقبل. وقد أصبح مصطلح إدارة استمرارية الاعمال BCM مقروناً في المؤسسات التجارية المتحضرة والتي تنادت بها نظام حوكمة المؤسسات الفاعلة. كما أن أهمية تشيد خطة جيدة لاستمرارية الاعمال من شأنها بث الطمأنينة والثقة في نفوس المستثمرين وأصحاب المصالح، وبالتالي توليد الأمان اللازم لبقاء المؤسسة في دائرة المنافسة على المدى الطويل، وفي أي ظروف خارجية بغض النظر على قوتها. كما أن وجود هذا النظام في المؤسسات الحديثة، فإن سيقلل العمل بنظام التجربة والخطأ وضياع مصادر الإنتاج، وبالتالي القدرة الفائقة على مواجهة الحالات الطارئة بكامل الاستعدادات المسبقة. كما ينبغي ان تكون خطة استمرارية الاعمال من الخطط الأساسية في المؤسسة والتي يجب الاعتماد عليها وإعادة تقيمها وتحديثها بشكل دوراً على ضوء التغيرات التي يشهدها قطاع العمل.

ومن الممكن ان تضرب الازمات أي قطاع من قطاعات الاعمال وفي أي وقت كان، وينبغي أن يكون دور المؤسسة حاضراً لمواجهة تلك الازمات والمخاطر قبل حدوثها. ويعتمد النجاح في تجاوز تلك الازمات على التخطيط المسبق للأزمة وتوقع نسبة حدوثها، وبالتالي مجاراتها بالقدر المطلوب وذلك بهدف أساسي وهو تقليل المخاطر المحتمل وقوعها. وفيما يلي محاور عمل إدارة استمرارية الاعمال الخمسة، والذي يمكن تنفيذها في قطاعات الاعمال المختلفة وفي جانبيها العام والخاص، والتي يتكون نواة تشييد خطة استمرارية الاعمال –او ما كان يطلق عليه سابقاً خطة الطوارئ:

تحليل الاعمال

ينبغي في البداية تحديد إطار ومهام عمل المؤسسة، ومعرفة أصحاب المصالح المرتبطين في نشاطها. كما أن خطة استمرارية الاعمال التي سيقوم فريق العمل بالتجمع من اجلها تقوم على أساس الحفاظ على مصادر انتاج المؤسسة بشكل مباشر، وتقليل المخاطر المحتمل حدوثها في المستقبل. كما ينبغي على أن تكون الخطة مكتوبة وفي متناول كل الأطراف المعنية في المؤسسة، لكي تكون حاضرة امامهم في مرحلة التنفيذ متى ما دعت الحاجة لذلك. كما يتعين في هذه المرحلة من مراحل إدارة استمرارية العمل من تحديد الهدف الرئيسي من وراء قيام هذا الفريق امام أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية في المؤسسة. وفي المقابل، فيتعين على الإدارة العليا في المؤسسة من توفير الدعم اللازم لنجاح هذه الخطة، بالإضافة الى توفير كامل الصلاحيات والمصادر اللازمة لذلك.

تقييم المخاطر

تبدأ أولى المراحل العملية في إدارة استمرارية الاعمال قبل وقوع حالة الطوارئ، أي في أوقات الرخاء. وتتم هذه المرحلة باختيار فريق عام للعمل بطريقة الدوام الجزئي، وعمل العصف الذهني اللازم حول أنواع المخاطر والعقبات التي قد تواجهها المؤسسة في المستقبل. ويتعين بعد ذلك على فريق العمل الاجتماع الدوري، وذلك بهدف تحديد أبرز تلك المخاطر التي من المحتمل مواجهتها في المستقبل، وإعادة ترتيبها حسب نسبة الحدوث، بالإضافة الى تقديم التوصيات والحلول اللازمة لمواجهتها. كما يتعين ان تكون فلسفة العمل في هذه اللجنة قائمة على معرفة أضعف المحاور والتي قد تكون بوابة لدخول المخاطر من خلالها. وبعد تحديد اهم المخاطر التي قد تسيطر على أداء المؤسسة، ينبغي إعادة تقييم كل منها على أساس محورين رئيسيين. أما المحور الأول فإنه يقوم بمعرفة احتمالية وقوع تلك المخاطر في المستقبل على المؤسسة. ويقوم المحور الثاني من محاور تقييم المخاطر على أساس فهم التأثير المترتب على وقوع تلك المخاطر على العملية المؤسسية. كما انه يمكن قياس التأثير الموضوعي لتلك المخاطر على أساس الخسائر المادية المترتبة عن وقوعها. فعلى سبيل المثال يمكن تصنيف المخاطر التي قد تخسر المؤسسة الكثير من المبالغ المالية، بأن تأثيرها كبير جداً، والعكس صحيح. ومن الخطوات التي تساعد فريق العمل في مرحلة تقييم المخاطر، هو طرح تساؤلات مساندة مثل، ماذا سيحدث لو..؟ او ما هو أسوأ سيناريو ممكن ان يحدث لو ..؟ او ماهي المصادر الرئيسية لدى المؤسسة، والتي يمكن ان تتأثر بتلك المخاطر؟

تقديم الحلول

وتأتي المرحلة اللاحقة من مراحل إدارة استمرارية الاعمال بتقييم الحالة النهاية لكل المخاطر المحيطة، والتي تم تثبيتها في الجانب السابق. ومن النتائج المترتبة عن هذه المرحلة، ووهي تقديم أبرز الحلول والتوصيات اللازمة للتفعيل، وهي اما قبولها واتخاذ بعض الإجراءات التصحيحية في حال وقوعها، او محاولة تقليل حجم المخاطرة، او ازالتها بشكل كامل. كما تتطلب هذه المرحلة من مراحل BCM بالعمل بحيادية وموضوعية لتقديم أفضل الحلول اللازمة لمواجهة تلك الازمات في حال حدوثها، واضعين الحالة المعنوية التي تعيشها المؤسسة – حالة الاستقرار – على جانب لكي لا يؤثر ذلك على جودة الخطة النهائية. كما أن التحدي الكبير امام تقديم الحلول المناسبة هو التكلفة المالية لكل من تلك التوصيات، الامر الذي يجعل القرار المؤسسي بطيء بعض الشيء، خصوصاً إذا لم لكن معد بطريقة مسبقة.

وبعد الانتهاء من المراحل الثلاث السابقة، تكون خطة استمرارية الاعمال Business Continuity Plan – BCP حاضرة في متناول الإدارة التنفيذية للمؤسسة، وقابلة للتنفيذ.

التدريب والتطوير

وتأتي الخطوة الرابعة من خطوات إدارة استمرارية الاعمال، وهي الخطوة التجريبية لقياس نظام العمل قبل الوقوع عليه بشكل فعلي. وتتضمن هذه المرحلة تدريب الموظفين والمنتمين للمؤسسة على تنفيذ خطة الطوارئ بشكل جدي، بحيث يتم معالجة أوجه القصور وتطويرها بشكل مستمر. كما يتعين ان يتم المراجعة المستمرة للخطة المعتمدة بشكل دوري، وتحديثها متى ما دعت الحاجة لذلك. بالإضافة الى ذلك فإن لصياغة الخطة بطريقة مؤسسية وبشكل مباشر، من شأنها تبسيط الموضوع على فريق العمل اثناء مرحلة التنفيذ تحت أي الظروف.

تفعيل خطة الطوارئ

وبذلك تكون مرحلة الاستعداد لخطة استمرارية الاعمال جاهزة للتنفيذ متى ما دعت الضرورة لذلك. وتأتي المرحلة الخامسة من مراحل إدارة استمرارية الاعمال وهي الخطوة التنفيذية الفعلية لجني ثمار سنوات التخطيط السابقة، والتي تم التدرب عليها للمحافظة على المؤسسة من الضياع. فكما أشار اليه هذا التقرير، فإن 60% من المؤسسات المختلفة تستطيع المحافظة على مصادرها وعلامتها التجارية وذلك بفضل الاستعداد المسبق والتوقع الأمثل للمستقبل ومجاراته. وفيما يلي بعض المحاور المساندة لتطوير خطة استمرارية الاعمال في مرحلة التفعيل:

·       يجب إعادة صياغة وتوزيع خطة استمرارية الاعمال، بحيث تكون مباشرة ويسهل فهمها.

·       ان تكون الخطة واضحة، بحيث تتضمن الأهداف الجزئية المطلوب تحقيقها والاقسام المعنية بالتنفيذ.

·       كما يفضل ان تكون الخطة مكتوبة بطريقة الاختيار checklists لسهولة التجاوب معها في وقت الازمات، عندما قد تخرج الأمور عن السيطرة، وبالتالي التقليل من نسبة الأخطاء الغير متوقعة.

·       اختيار أعضاء فريق العمل لتنفيذ الخطة، بطريقة متنوعة ومتجانسة فيما بينها. كما ينبغي التأكيد على ضرورة ان يكون الفريق التنفيذي على دراية وقناعة تامة بأهمية تشييد هذه الخطة وما هي الإضافات التي ستحققها للعملية المؤسسية. لذا فإنه من المهم أن تتم عملية الاختيار على أساس وجود الرغبة والمسؤولية لدى الفريق، ولا يمنع ان تكون هناك مؤسسات خارجية متبنيه لقيم المؤسسة بالمشاركة في هذه العملية.

·       كما ينبغي التأكيد مرة أخرى على أن تكون كافة المصادر والصلاحيات حاضرة بصحبة فريق العمل، بحيث يقوم باتخاذ القرار المناسب بأسرع وقت ممكن وفي اللحظة ذاتها.

·       تحديد المتحدث الرسمي باسم المؤسسة بشكل واضح وصريح امام الاعلام ومؤسساته المختلفة، وذلك للحد من ظاهرة الاشاعات والاخبار المغلوطة من جانب، بالإضافة الى نقل الصورة الحيادية بمصداقية عالية عن تطورات الازمة.

·       تعين فريق للاتصال تكون مهمته تحديد الرسائل الخاصة والعامة المطلوب اطلاقها وتحديد طرق الاتصال اللازم وصولها للأطراف المعنية ومعدل التواصل المطلوب. وبذلك ستصل اخر المستجدات الدقيقة حول تطور الازمة المحيطة بالمؤسسة بشكل انسيابي وبالتالي الحفاظ على سمعة المؤسسة امام أصحاب المصالح.

·       كما يجب الاعتماد على الانتشار الواسع لمنصات التواصل الاجتماعي المختلفة للتواصل السريع والمباشر مع المجتمع العام.

·       رصد كافة المعلومات والبيانات الخارجية عن المخاطر المحيطة، والتعامل الأمثل معها.

وختاماً فإن التخطيط المسبق لإنتاج خطة لاستمرارية الاعمال، من شأنها المحافظة على أداء المؤسسة التشغيلي برتم عالي وكفاءه مرتفعة تحت أي الظروف. كما أن لوجود تلك الأنظمة المتبعة، من شأنها تطوير العمل نحو اتجاه العملية المؤسسية حتى ولو لم يحدث أي من تلك المخاطر المرصودة. بالإضافة الى ذلك ينبغي التأكيد على انه ليس الهدف هو إيجاد خطة لاستمرار العمل، إنما الهدف الذي تسعى لأجله BCM هو المحافظة على تشغيل المؤسسة بنفس الكفاءة ولمدة طويلة. وفي المقابل يتعين على الإدارة العليا في المؤسسة من إدراك أهمية وجود خطة لاستمرارية الاعمال، وبذل المزيد من المصادر المالية لتطويرها وتشيدها بشكل فاعل بغض النظر عن تكلفة ذلك. فقد تكشف الازمات الخارجية بعد الخلل الناجم عن سوء الإدارة في فترات سابقة.  

Business sustainability

P.O. BOX 21407 – Safat 13075 Kuwait

Tel: +965 600-39277

Fax: +965 224-78734

Email: info@excpr.com

Website: www.excpr.com

KUWAITI WOMEN LEADING COMPANIES

KUWAITI WOMEN LEADING COMPANIES

Kuwaiti women account for more than half of the society, which the latest statistics indicate that it has reached about 657,000 people, which make up about 50.4% of the total population of Kuwait. Kuwaiti women have participated in the building of society and the modern state, starting with an interest in growing up, and towards education and literacy in the 1970s, which contributed to her assumption of many administrative and executive positions in various state institutions. The high initiative of His Highness the Emir of the country, Sheikh Sabah al-Ahmad al-Jaber al-Sabah- may God bless and nurture - women for their political role, to elect and run for the Kuwaiti Parliament in 2005, also has the effect of affirming women's ability to perform their national duties to the fullest. The role of women is not limited to these additions, but has been extended to many administrative institutions in the financial and business companies and towards wealth generation in the private sector.

Through International Women's Day - March 8, EXCPR CO. has played a role in this and has been keen to take care of the role of women and highlight their position in the financial and business sector. In this regard, the spirit of competition and achievements does not recognize a particular gender, but that the results and additions are what distinguishes a company only. In addition, many international institutions have taken on the index of women's representation in institutional processes, which we are doing to project these effects on private sector companies in Kuwait. The following are the highlights of the report by EXCPR CO.:

KUWAITI WOMEN AS BOARD OF DIRECTORS

Kuwaiti women have gained the trust of members of the General Assembly of listed companies to take supervisory positions in those companies. In doing so, it has also been able to gain the confidence of foreign investors and the group of small investors in that management representation. In this regard, Kuwaiti women were represented on the boards of directors of companies listed on Boursa Kuwait - Kuwait Stock Exchange - about 30.1% of the 163 listed companies. This ratio shows that in every three local companies, at least one of them has a women representation on the Board of Directors, in order to diversify opinions and experiences towards supporting the decision-making process and its industry. The total number of companies co-managed by Kuwaiti women amounted to USD 33.6 billion , which represents about 40.7% of the total value of the Kuwaiti market. The following illustration shows the proportion of Kuwaiti women on the boards of listed companies. 

The following table shows the distribution of leadership positions for Kuwaiti women in various business sectors:

KUWAITI WOMEN AS CEOs

Just as Kuwaiti women have been able to reach the management stage of listed companies and exceed them, they have also been able to compete with men in the implementation phase and achieve the strategic objectives that board members are looking for. The fact that these seats are a milestone in gaining the confidence of the elected board members in their ability to manage the company and conserve funds and resources. The trust that the owners of these companies have for Kuwaiti women in managing their money and wealth is another competitive sign that shows how capable this segment of society is in generating wealth and amplifying the profits achieved. In this regard, according to the report of EXCPR CO., the percentage of women in executive positions in companies listed on Boursa Kuwait was about 5.5%. This percentage is not simple, as the executive position is intended to be a very limited number of positions, which is only a position of CEO or deputy. Although this percentage has declined for some, the results show that the total number of companies that Kuwaiti women were able to lead was about USD 28.4 billion - and equivalent to 28.4% of the total value of the Kuwaiti market. The following figure shows the market value of women-led companies in Kuwait:

The following table shows the most prominent local companies that have given Kuwaiti women the confidence to lead their executive and senior management:

KUWAITI WOMEN AS INVESTOR

In addition, the role of Kuwaiti women is not limited to the stage of corporate governance and leadership, but goes beyond that to reach the stage of investment and choose the best companies with good financial returns. In this regard, the report of EXCPR CO. indicates that the total market value of companies invested by Kuwaiti women amounted to USD 417 million - according to the disclosures made on them. 

Finally, as the company's report shows, the representation of Kuwaiti women on the board of directors and executive management was about 30.1%, which is very close to the global percentage of women, which was 34%, according to World Bank statistics and reports. The proportion of Kuwaiti women in administrative representation exceeds that of the Middle East, which was only 23%. 

Business sustainability

P.O. BOX 21407 – Safat 13075 Kuwait

Tel: +965 600-39277

Fax: +965 224-78734

Email: info@excpr.com

Website: www.excpr.com