مهام الرئيس التنفيذي

 

اهم أدوار الرئيس التنفيذي

12 مهام واعمال يجب عدم تجاهلها

 

لطالما كانت خلافة الرئيس التنفيذي واحدة من أهم مسؤوليات مجلس الإدارة وأكثرها خطورة في عمليات الترشح وتولي المنصب. إذ يمكن أن تؤدي العملية الفاشلة في الاختيار الى تدمير القيم التي اكتسبتها المؤسسة خلال السنوات السابقة. وقد يكون سبب ذلك الاختيار هو عامل الوقت او عدم جاهزية الصف القيادي الثاني في المؤسسة، او لتلك الضغوطات الخارجية. وعلى أي حال من الأحوال، يجب ان يمتاز الرئيس التنفيذي بأدوار ومهام تساعده في إدارة كفة المؤسسة ومكوناتها بشكل سلم. وتقوم المؤسسات على ثلاثة اقطاب رئيسية وهي ملاك المؤسسة او أعضاء الجمعية العمومية، مجلس الإدارة المنتخبين او المعينين الذين تم اختيارهم لمتابعة الشؤون العامة للمؤسسة، بالإضافة الى الإدارة التنفيذية الفاعلة والتي تقوم بترجمة تلك التطلعات والرؤى المستقبلية لأعمال المؤسسة اليومية بحيث تحقق تلك الغايات في يوم ما. ولما كان الدور الأهم في هذا المثلث ينصب حول الجهاز التنفيذي، فإنه يتعين فهم اهم أدوار رأس الهرم التنفيذي – الرئيس التنفيذي- بحيث تقل الفجوات نحو تحقيق النجاح المنشود. ولذلك تقوم شركة اكسبر للاستشارات وادارة الاعمال في هذا التقرير بعرض اهم الادوار التي يجب ان يقوم به الرئيس التنفيذي للمؤسسة بشكل صريح وواضح. وكلما تم تطبيق الحجم الاكبر من تلك التوصيات، كلما ساهم ذلك في ادارة عمل المؤسسة نحو الحالة القياسية التي يطمح لبلوغها اصحاب المصالح. فكما هو معلوم إذ يعتبر الرئيس التنفيذي CEO أعلى مسؤول تنفيذي في المؤسسة، وتشمل مسؤولياته الاساسية اتخاذ القرارات الرئيسية، التفويض، إدارة العمليات والموارد، ادارة الهيكل التنظيمي، والعمل كنقطة اتصال رئيسية بين مجلس الإدارة وعمليات المؤسسة.

 

التخطيط الاستراتيجي

ينبغي في البداية على الرئيس التنفيذي فهم الرسالة التي جاءت لأجلها المؤسسة بشكل دقيق جداً، والذي يترتب عليه فهم الخطة الاستراتيجية المطلوب تحقيقها من اهداف مرحلية وسنوية. فمن خلال تحقيق هذا المستوى من الادراك والوعي اليومي، فإن ذلك سيساعد في إعادة جدولة مهام المؤسسة وتوجيه بوصلتها للاتجاه التي جاءت لأجلها بالفعل. فقد تكون الاعمال اليومية السابقة للمؤسسة غير متناغمة مع تلك التي جاءت لأجلها "الرسالة"، مما نتج عنه ضياع للكثير من الفرص والموارد المختلفة. كما انه ينبغي على الرئيس التنفيذي إدراك بإن اختياره للمنصب جاء في المقام الأول لإحداث التغير في المؤسسة وإدارة عجلة العمل نحو بلوغ الرؤية وبأسرع الأوقات وبأقل التكاليف. فغالباً ما يكون المدراء المساعدين أكثر اندماجاً في الأنشطة التشغيل اليومية للمؤسسة، والتي تستوجب استخلاص دور الرئيس التنفيذي بتجميع مثل تلك النتائج وإقرار الخطط الاستراتيجية للمؤسسة. كما يتعين رسم السيناريوهات المتوقعة لمستقبل المؤسسة والتعامل مع كل حالة من تلك الحالات بشكل جاد، والتي من شأنها الاستعداد للمخاطر المحتمل حدوثها. ومن الاسئلة المساهمة في فهم مستقبل المؤسسة: ما هي أهم الفرص والتحديات الاستراتيجية التي قد تواجه المؤسسة؟ ما مقدار التغيير المطلوب؟ ما هي تطلعات للمؤسسة؟.

 

معالجة التحديات

يتعين على الرئيس التنفيذي كذلك فهم أبرز المشاكل والتحديات التي واجهة المؤسسة خلال المرحلة السابقة، والعمل على تصنيفها حسب الأولويات، ومن ثم اتخاذ القرارات الحاسمة نحو حلها وازالتها. تساهم هذه المرحلة في تطوير العمل بنسبة كبيرة جداً، خصوصاً وأن مثل تلك التحديات تشكل عاقاً حال دون تقدم المؤسسة، وتنبأ بمستقبل أفضل في عهد الإدارة التنفيذية الحالية. تشكل تلك النقطة مرحلة مهمة لمستقبل الشركة، فمن خلال تلك البداية القوية، فإن الرئيس التنفيذي سيحصل على ثقة مجلس الإدارة في المقام الأول – وانه كان بالفعل الشخص المناسب في المكان المناسب- بالإضافة الى تحفيز فريق العمل نحو العمل بشكل حيوي للمرحلة القادمة.

 

بناء ثقافة المؤسسة

من السياسات التي تعين الرئيس التنفيذي على تحمل مسؤولية ادارة المؤسسة بشكل جيد، تحديد الثقافة العامة وخلق بيئة العمل المطلوبة نحو تحقيق النجاح. فالثقافة التي تشمل قيم المؤسسة ومعتقداتها ومعاييرها - هي رافعة رئيسية للرئيس التنفيذي لتعزيز الاستراتيجية والتأثير على كيفية قيام العمل. فمن الأساليب المساهمة في تشييد تلك الثقافة، تبني الثقافة المرجوة والمبادرة في تحقيقها في داخل وخارج المؤسسة – القدوة، قضاء المزيد من الأوقات مع فرق العمل ونقل تلك القيم بأساليب مختلفة، تشجيع فرق العمل في حال تنفيذ تلك الثقافة المرجوة. إن مهمة الرئيس التنفيذي هي الدفاع عن ثقافة المنظمة والبحث باستمرار عن فرص لتعزيزها، والتي ستساهم في اختصار المزيد من الأوقات المطلوبة نحو تقدم المؤسسة.

 

تشييد الهيكل التنظيمي

لتعزيز القرارات المناسبة في المؤسسة، يجب أن يتماشى الهيكل التنظيمي مع الاستراتيجية التي تم اعتمادها. فمن خلال التوزيع السليم لمهام العمل وتزويد كل من تلك الوحدات بمصادر الإنتاج المطلوبة لذلك، فإنه يمكن إدارة تدفقات العمل بشكل أفضل، وأن يكون الهيكل التنظيمي للمؤسسة عنصر مساعد لتحقيق الأهداف، لا عائق للعمل.

 

إدارة الموارد

يعتمد العمل في أي مؤسسة على وجود الموارد المختلفة والتي هي الموارد المالية، الموارد البشرية، المكائن والمواقع، بالإضافة الى المواد الخام الأولية. ومن خلال إعادة توزيع تلك الموارد على مستحقيها في إدارات المؤسسة المختلفة، فإن ذلك قد يعيق التقدم وحجم النمو المطلوب تحقيقه. وعوضاً عن ذلك فإن من اهم أدوار الرئيس التنفيذي في المؤسسة هو بذل المزيد من الموارد نحو تعظيم حجم الإيرادات والتدفقات المالية عليها. اذ ان استثمار الموارد المختلفة في مواقعها المناسبة، فإن ذلك سيزيد من حجم العوائد بمقدار 3-4 مرات، بمعنى أنه كل مليون دولار مستثمر بشكل صحيح فإنه سيقابل ب3.5 مليون دولار عوائد. وفي تلك الحالة سيمكن الرئيس التنفيذي وفقاً لتلك الاستراتيجيات من مضاعفة حجم الشركة بسرعة قياسية والحصول على حصة أكبر من السوق المستهدف – الحصة السوقية. إن موقف الرؤساء التنفيذيين وسيطرتهم على الموارد يمنحهم نفوذا هائلا.

 

ابداء الملاحظات

يتوجب على الرئيس التنفيذي متابعة تطورات سير العمل وابداء الملاحظات حولها بشكل صريح وواضح، وذلك بهدف التحسين والتطوير، وليس غير ذلك. كما أن المتابعة المستمرة لأعمال المؤسسة، من شأنها تحقيق الفهم الشامل لأعمال المؤسسة، الرقابة الذاتية لأعمال بقية المدراء المساعدين، بالإضافة الى سهولة اتخاذ القرارات الحاسمة والتي من شأنها تطوير الاعمال.

 

طلب الاستشارة

قد يظن البعض بأن طلب الاستشارة من المسؤول الأول في المؤسسة يعتبر عامل ضعف ونقص في شخصه، بيد ان الامر على النقيض تماماً، إذا ان طلب الاستشارة في الأوقات المناسبة للمواضيع ذات الأهمية القصوى ومن الأشخاص المؤهلين لذلك، يعتبر عامل قوة ونضج. اذ ان مثل تلك الاستشارات قد تختصر المزيد من السنوات وأنها تعيد اتجاه بوصلة العمل نحو الاتجاه السليم البعيد عن عامل التجربة والخطأ. كما ان الاستشارة تعد من العوامل المحفزة لبقية أعضاء فريق العمل في المؤسسة، وأنها تصنع ثقافة جديدة مفادها بأن الجميع شريك في إدارة هذه المؤسسة، ما يترتب علية اتخاذ المزيد من القرارات الصحيحة والمبادرات من بقية أعضاء المدراء المساعدين نحو إدارة المؤسسة بشكل أفضل.

 

توفير المعلومات لمجلس الادارة

التأكد من أن مجلس الإدارة يتلقى المعلومات والبيانات الداعمة وبشكل مختصر وبنظرة محايدة، وذلك قبل الاجتماعات الدورية. إن اهمية توافر مثل تلك الحقائق، من شأنها اتخاذ أفضل القرارات والتي بدورها تقلل من حجم المخاطر المنتظرة. كما انه بتوافر تلك المعلومات بشكلها المتكامل، فإنه سيتحقق الامان في ادارة المؤسسة وتطبيق مبادئ الحوكمة. ومن البيانات التي يمكن توافرها لأعضاء مجلس الادارة معلومات مثل المركز المالي للمؤسسة والتقدم الذي تم بلوغه. كما يجب ان تتضمن التقارير المرسلة لمجلس الادارة المخاطر والتحديات التي تواجه المؤسسة في الوقت الحاضر. بالإضافة الي ذلك فإنه يمكن ان تتضمن المعلومات بيانات اخرى مثل التغيرات في جانب العملاء والموردين، تطور المنتجات والخدمات التي تقدمها المؤسسة، جودة المنتجات، التغيرات في الموارد البشرية، بالاضافة الى التقدم في العمليات التشغيلية، وغيرها.

 

المشاركة في اتخاذ القرار

تحتاج العملية المؤسسية اتخاذ المزيد من التغيرات الناتجة عن اتخاذ القرار المناسب وفي الاوقات المناسبة ومن الاشخاص المخولين لذلك. وعليه ينبغي التأكيد على اتخاذ القرار بشكل مؤسسي بحيث يعرف كل من المدراء التنفيذين المساعدين دورهم في عملية صنع القرار، وان لايكون دور الرئيس التنفيذي مركزي في هذا الجانب. إن تحقيق مثل تلك العمليات المؤسسية من شأنها تخفيف العبئ على الرئيس التنفيذي وتفرغه للأدوار المهمة، علاوة على انها تسهم في خلق جيل ثاني قادر على ادارة المؤسسة مستقبلاً. وفي حال التأكد من ان القرار المتخذ غير صحيح، فإنه يتعين على الرئيس التنفيذي التدخل كذلك لمعالجة الخطأ بشكل سريع، حيث ان الاستمرار في المسار الخطأ من شأنه جعل المؤسسة تعود للوراء او الوقوف في مكانها في أحسن الحالات. وكما هو معروف فإن عامل الوقت مهم في الاعمال المؤسسية، فكل يوم تأخير يصاحبه نمو للمنافسين، وبالتالي فقدان حصة من السوق المستحوذ عليه. لذلك يمارس الرئيس التنفيذي تأثيرا كبيراً على عمل المدراء المساعدين –في بعض الاحيان، باستخدام الآليات والعمليات والهياكل والمعايير التكاملية.

 

اتخاذ القرار في الوقت المناسب

ذكرنا فيما سبق اهمية اتخاذ القرار والمشاركة في صياغته بين اعضاء المؤسسة، بيد ان دور الرئيس التنفيذي يجب ان يكون متابعة للقرارات الحساسة التي تغير وضع المؤسسة المالي، بحيث يكون التدخل امراً لابد منه في حال التأخر او التردد في اتخاذ القرار من قبل الادارات المساعدة او الوسطى. كما ينبغي التاكيد على اهمية التواصل ووصول القرار المتخذ بشكل واضح للمعنين واصحاب المصالح، بحيث يسرى مسرى التنفيذ فور اتخاذه. ومن المهم بعد اتخاذ القرار إشراك الجميع بالاسباب التي دعت لإتخاذ مثل تلك القرارات والنتائج المنتظرة من بعده، وذلك نحو تحقيق مبدأ الشفافية، والتأكيد من المشاركة الفاعلة في العمل المؤسسي.

 

التفاعل مع المديرين التنفيذيين

مع نمو المؤسسات بشكل أكثر تنوعاً، من الضروري لنجاح العمل أن يكون حول الرئيس التنفيذي مجموعة مختارة بعناية من المديرين التنفيذيين الذين يمكن الاعتماد عليهم. بدلاً من الإشراف المباشر على كل جانب من جوانب عمل المؤسسة. فغالباً ما يعتمد الرئيس التنفيذي على قادة آخرين لإدارة الوحدات الاخرى، ثم يتعامل معهم للحصول على فهم رفيع المستوى لكيفية سير الأمور. ومن جانب متصل فمن مسؤوليات المدير التنفيذي اختيار المدراء المساعدين والتنوع في الاختيار، حيث ان مثل تلك المعايير تساهم في خلق التفوق المنشود في الاداء. ولهذا يعمل الرئيس التنفيذي مع بقية المدراء والموظفين على جميع المستويات لإنجاز الاعمال بشكل منظم.

 

مراقبة أداء الشركة

الرئيس التنفيذي هو المسؤول في النهاية عن الأداء المالي للمؤسسة، والتي تعد من اهم الادوار التي جاءت لأجلها "الرسالة" وتضخيم العوائد المالية. ولذلك ينبغي على الرئيس التنفيذي الاحاطة بالعديد من المقاييس المالية وغير المالية لتتبع سير العمل، مثل KPIs او OKR. ومن المهم اختزال مؤشرات النجاح تلك وحصرها في 6-10 مؤشرات وذلك لكي يسهل متابعتها بشكل يومي، بعيداً عن البيانات والمعلومات الفلكية الاخرى.  فلو تم متابعة جميع البيانات – المهمة وغيرها- فإن ذلك سيضعف من سلطة الرئيس التنفيذي والانشغال بمهام غير مهامه الرئيسية. ولذلك يجب على الرئيس التنفيذي في حال ترقيته للمنصب او تولى مناصب جديدة، من التجرد من المهام السابقة، ومعرفة اهم محتويات المسؤولية الجديدة. كما يجب على الرئيس التنفيذي الاستجابة للأحداث أثناء حدوثها، من القضايا اليومية إلى الأزمات الكاملة التي ستثبت أن لها تأثيرا كبيرا على نجاح المؤسسة.

 

كيف يقضي الرئيس التنفيذي اوقاته؟

وقد نشرة مجلة هارفارد بيزنس ريفيو تقرير مميزاً حول كيف يقضي الرؤساء التنفيذين اوقاتهم خلال اليوم الواحد، وذلك بتتبع أداء 27 رئيس تنفيذي خلال 3 أشهر، والذي بلغ اجمالي ايراداتهم السنوية 13.1 مليار دولار. وتشير النتائج الى ان ساعات العمل الفعلية لهؤلاء القادة كان 10 ساعة خلال اليوم في فترة أيام الأسبوع العادية، بالإضافة الى 4 ساعة يومياً خلال عطلة نهاية الأسبوع، وحوالي 2.5 ساعة يومياً خلال فترة الاجازة. وبذلك فإن اجمالي عدد الساعات التي يعمل بها الرؤساء التنفيذيين كان بمعدل 63 ساعة في الأسبوع الواحد. وبذلك يعد عامل الوقت وتنظيمه من اهم الموارد ندرة للمدراء التنفيذين خلال فترة توليهم لقيادة المؤسسة. كما تم تحديد حوالي 75% من اجمالي أوقات الرئيس التنفيذي بشكل مسبق ومخطط له، في حين ان 25% كان بشكل تلقائي غير محسوب. وكما يبدو أن الرؤساء التنفيذيين قد حققوا توازناً بين العمل والوقت الشخصي، 31% (8 ساعات) من وقتهم قضوا في العمل، و10% في التنقل (2.5 ساعة)، و25% كانوا وقتا شخصيا (6 ساعات)، و29% قضوا في النوم (7 ساعات) و5% قضوا في إجازة (1 ساعة).

اما بخصوص توزيع الأوقات خلال فترة العمل، فقد اشارت الدراسة إلى أن عمل الرئيس التنفيذي متنوع: 25% من عمله ينفق على الأشخاص وبناء العلاقات، و25% على مراجعات الوحدات الوظيفية والتجارية، و16% على التنظيم والثقافة، و21% على الاستراتيجية. يتم إنفاق 3% فقط من عملهم على التطوير المهني، و1% فقط على إدارة الأزمات. وفي الوقت نفسه، فإن 4% من عملهم على عمليات الدمج والاستحواذ، بينما يتم إنفاق 4% أخرى على خطط التشغيل. وبذلك يمكن استدراك التخطيط المسبق والتنظيم الذي يقوم به الرئيس التنفيذي لمنع او تقليل المفاجآت في العمل والإدارة بشكل أفضل، وكل ما تم خفض حجم الكوارث والمفاجآت في العمل، كل ما دل على التنظيم والتخطيط الجيد لدي الإدارة التنفيذية في المؤسسة.

وكما هو معلوم فإنه تشكل الاجتماعات الجزء الأكبر من يوم الرئيس التنفيذي أيضا. اذ يقضي 72% من وقت عملهم في الاجتماعات، مقارنة ب 28% من الوقت بمفردهم. واستمرت 32٪ من اجتماعات الرؤساء التنفيذيين ساعة، و38٪ أطول من ذلك، و30٪ كانت أقصر. وفي كثير من الأحيان يمكن اختزال الاجتماعات التي تستنزف ساعة واحدة الى 15-30 دقيقة فقط، والذي يعد مكسب زمني كذلك للرئيس التنفيذي الذي يعرف اتجاه العمل الصحيح.

كما ان التواصل والاتصال مع فريق العمل يعد من المهام الضرورية للرئيس التنفيذي، اذ ان 61% من تلك الاتصالات كانت وجهاً لوجه، 24% عبر البريد الالكتروني، مقابل 15% عبر الهاتف والرسائل. وبذلك يمكن إدراك أهمية التخاطب المباشر واهميته في إدارة المؤسسة وتوجيه فرق العمل، على الرغم من انها تستنزف المزيد من الأوقات. ولعل التفويض وتوليد الثقة بالإدارة المساعدة من العوامل الهمة التي تحقق التواصل المباشر مع فريق العمل والتي تمتاز بالسعة الزمنية.

ينشغل الرئيس التنفيذي بالعديد من الاجتماعات اليومية المختلفة، والتي تستنزف المزيد من الأوقات –عامل الندرة – والتي ينبغي ادارتها بكفاءة عالية. ومن السمات المهمة للاجتماع هي عدد الحضور وتكوينهم. فكما اشارت اليه نتائج البحث فإن الاجتماعات الفردية هي الأكثر شيوعا (تمثل 42٪ من اجتماعات الرؤساء التنفيذيين)، تليها الاجتماعات مع اثنين إلى خمسة مشاركين (21٪). على الرغم من أن كل رئيس تنفيذي كان لديه اجتماعات تضم مجموعات كبيرة من 50 شخصا أو أكثر - مثل قاعات المدينة أو القيادة خارج المواقع أو اجتماعات جميع الشركات - إلا أن هذه الاجتماعات كانت نادرة (5٪ من الاجتماعات). ولذلك يشارك الرئيس التنفيذي بشكل مباشر في العديد من جداول الأعمال ويتخذ العديد من القرارات التي تساهم في إدارة الاجتماعات بشكل افضل.

 

وختاماً قالت شركة اكسبر للاستشارات بأنه ينبغي على الرئيس التنفيذي ان يعيش بالشغف نحو اهداف المؤسسة، وان يكون لديه رؤية تطلعيه نحو قيادة المؤسسة نحو نجاحات أكبر. كما ان نجاح الرئيس التنفيذي قائمة على الحاجة لبناء القبول من فريق العمل، وجلب الآخرين، وإرسال الرسالة الصحيحة. ويعتبر دور الرئيس التنفيذي في المؤسسة محوري وحساس جداً، إذ أنه تشير الدراسات إلى أن 45٪ من أداء المؤسسة يتأثر بشخصية الرئيس التنفيذي المنتخب او المعين. ولعل هذا الانعكاس على شخص الرئيس التنفيذي الختار يرتد على حركة سعر سهم الشركة في اسواق المال، إما ايجاباً في حال وجود سمعة جيدة، او العكس. ويميل المستثمرون إلى أن يكونوا أكثر راحة مع الرؤساء التنفيذيين الجدد الذين هم بالفعل على دراية بديناميكيات صناعة الشركة، والتحديات المحددة التي قد تواجهها. عادة، سيقوم المستثمرون بتقييم سجل الرئيس التنفيذي الجديد لخلق قيمة للمساهمين. يمكن أن تنعكس سمعة الرئيس التنفيذي في مجالات مثل القدرة على زيادة حصته في السوق أو خفض التكاليف أو التوسع في أسواق جديدة. وعلى الرغم من ان العمل المؤسسي هو السائد في الوقت الحالي في ادارة المؤسسات المختلفة خصوصاً بعد التوسع الكبير لها، إلا ان شخصية الرئيس التنفيذي تعد من العوامل المهمة في قياس التنبؤ لنجاح المؤسسة. ولما كان لدور الرئيس التنفيذي في المؤسسة حساس بشكل كبير وأنه المسؤول الاول عن المؤسسة امام اعضاء مجلس الادارة وملاكها، فإن المردود المالي له يجب ان يحاكي هذا الدور الكبير الذي يقوم به. وعليه تشير الابحاث العالمية بأنه يحصل الرؤساء التنفيذيون لأكبر الشركات في الولايات المتحدة على 24 مليون دولار من الرواتب السنوية. وعلى الرغم من المسؤولية الجسيمة التي تقع على الرئيس التنفيذي وانه المسؤول الأول عن كل شي يحث في الشركة امام أعضاء مجلس الإدارة وأصحاب المصالح، إلا انه كفرد واحد لدية نفس ساعات اليوم مثل بقية الافراد. ولذلك كان ولابد من وجود تخطيط مسبق وتنظيم في إدارة العمل، مع الاعتماد على عوامل أخرى مثل الثقة في الإدارة المساعدة والتفويض، والتي تساهم في نجاح عمل الرئيس التنفيذي. كما أن أهمية وجود مؤشرات للنجاح وأدوات للقياس، تساهم هي الأخرى في فهم الأداء العامل للمؤسسة في أوقات قياسية، والاعتماد على الوسائل والأدوات الحديثة في تحقيق ذلك.

EXCPR CO

Consultancy & Business Management

Above Management

P.O. BOX 21407 – SAFAT 13075 KUWAIT

SHARQ  I  AHMED ALJABER STREET  I  ALMISBA TOWER  I  2^ND FLOOR  I  OFFICE NO. 2

Tel: +965 600-EXCPR (600-39277)

Website: www.excpr.com

Email: info@excpr.com