EXCPR™: اعداد الاهداف في المؤسسات

إعداد الأهداف في المؤسسات

تعتمد عملية تحقيق الأهداف الاستراتيجية في المؤسسات على ثلاثة محاور رئيسية وهي، الايمان العميق بالهدف واهمية تحقيقه، ومعرفة الآثار المترتبة من عدم الوصل إليه. ثم تأتي المرحلة الثانية من مراحل اعداد وتحقيق الهدف والتي تعتمد على إدراك افضل السبل واقصرها لبلوغ تلك الأهداف بأقل التكاليف العامة، والتي تعتبر من اهم المراحل المتعلقة بالمنافسة. أما المرحلة الثالثة والمكملة للمرحلتين السابقتين، والتي تقوم على ترجمة تلك الرؤى واستراتيجية العمل، الى مؤشرات قياسية يسهل فهمها والتعامل معها وفقاً للبرنامج الزمني. وإدراكاً من شركة اكسبر للاستشارات وإدارة الاعمال مقرها في دولة الكويت بدورها تجاه المجتمع والمتعلقة في تطوير المؤسسات نحو جني المزيد من النتائج الإيجابية المرجوة، قامت الشركة بإطلاق هذه المبادرة التجارية لتحقيق القيمة المضافة القصوى، والمتعلقة بقطاع التخطيط والتنظيم في العمل المؤسسي. كما أن عملية بلوغ الأهداف هي مرحلة مفصلية هامة في دورة العمل المؤسسي، إذا انه لا يمكن تحقيق مبدأ العمل بالتنافسية العالية من دون تحديد الأهداف بشكل دقيق، والمضي قدماً نحو تضخيم حجمها وبالتالي تحقيق النمو في الاعمال. كما أن اختيار أفضل الأهداف وبشكل دقيق، من شأنها تطوير العملية المؤسسية بشكل مستمر. وفيما يلي شرح لتلك المراحل الرئيسية في صياغة الأهداف في المؤسسات.

الايمان بالأهداف

في البداية يجب على الإدارة التنفيذية في الشركة واعضاءها الفاعلين أن يكون لديهم ايمان تام بأهمية الهدف والاضافات التي سيتم تحقيقه في حال بلوغه. كما ينبغي ان تكون تلك الأهداف مصاغة على أساس مستمد من بقاء المؤسسة في الأسواق للمنافسة لفترة طويلة، والذي ستستمد بقية الأهداف الثانوية منه مصدرها على مدار السنوات القادمة. كما ان المخاطر والعقبات التي قد تؤثر على مسيرة اعمال المؤسسة، تستوجب الاهتمام بها والتعامل معها بشكل علمي، يتمثل بانشاء الأهداف على أساسها، بحيث تكون الأهداف المعدة أحد الأدوات المعالجة لتلك المشاكل، وبالتالي ملاحظة التطور المنشود. ومن الأمثلة على بعض محاور الأهداف التي قد تساهم في معالجة تلك القضايا، موضوع الحصة السوقية للمؤسسة، نسبة النمو السنوي للمبيعات مقارنة بالسوق، حجم المصاريف بالنسبة للإيرادات، وغيرها.

أما بالنسبة لطريقة تنفيذ ذلك، فكما هو معلوم فإن لأي مؤسسة رسالة mission تحاكي السبب من انشاءها ووجودها، بحيث يمكن ان تستمد من تلك الرسالة اهم الأهداف التي يجب ان يكون محور العمل من خلالها. ولهذا فإن الايمان بالأهداف المختارة يجب ان تتضمن الدعم اللازم للسبب من وراء وجود تلك المؤسسة، حيث ان عدم بلوغ المؤسسة للأهداف، فإنه سيكون علامة فارقة عن عدم فاعلية المؤسسة او اداء القسم الفني لأعماله. ومن خلال وجود ايمان راسخ في اذهان أعضاء الفريق التنفيذي للعمل، ستكون الصورة العامة واضحة تجاه الهيكل التنظيمي للمؤسسة، بحيث يمكن خلق اقسام إضافية لتعزيز قدرتها على بلوغ الأهداف التنافسية، وإلغاء بعض الأقسام والتي سيكون دورها مهمش في تحقيق الرؤية العامة للمؤسسة.، وبالتالي المحافظة على مصادر الإنتاج الأخرى.

وبعد الانتهاء من مرحلة الايمان التام بالأهداف واختيار الأنسب منها، يمكن المضي نحو المرحلة الثانية من مراحل تحقيق الأهداف، وهي مرحلة "طريقة العمل والتنفيذ".

طريقة العمل

ويعتبر محور طريقة العمل للوصول للأهداف التي تم تحديدها في الجزء السابق، من العلامات المهمة والتي توضح مدى قدرة الإدارة التنفيذية بإتباع أفضل السبل وتسخير كافة الإمكانيات في سبيل بلوغ تلك الأهداف المرجوة. فقد يكون من السهل محاكات الايمان بالهدف، إلا أن الجزء الأصعب في عملية بلوغ الهدف هي اختيار أفضل الأساليب التنفيذية المناسبة لتحقيق الهدف ضمن أقصر المسافات المستخدمة. ومن الأمور التي تساعد الإدارة التنفيذية في الشركة على ذلك، هو محاكاة طريقة عمل الشركات المتنافسة في السوق، وبالتالي تنفيذها على نحو ذلك. وعلى الرغم من انه يمكن اتباع مثل تلك الأساليب في العمل بالنسبة للشركات الناشئة او التقليدية، إلا أن السوق وعملية المنافسة يستوجب تسخير كافة الطاقات والامكانيات نحو تطوير طريقة العمل بشكل مستمر لبلوغ الأهداف بوقت أقصر، وباستخدام اقل قدر من مصادر الإنتاج المختلفة. وتعتمد الشركات الرائدة على هذا النوع من طرق المنافسة، وذلك بالاستثمار في قطاع البحث والتطوير R&D بشكل أكبر، لتحقيق أكبر العوائد المجزية في المستقبل. ومن الأمثلة على طريق العمل لتحقيق الهدف، أن يتم تجزئة الأهداف السنوية الى اهداف مرحلية خلال العام، بحيث تساهم في نهاية السنة المالية من بلوغ الهدف العام. كما أن لتوزيع تلك الأهداف على قطاعات العمل في المؤسسة بأقسامها المختلفة، دورها كذلك في بلوغ الهدف الأسمى. كما انه يمكن الاستعانة بخبرات الشركات الاستشارية المعتمدة في سبيل تقديم أفضل التوصيات نحو تنفيذ خطة العمل، وبالتالي سهولة الوصول للأهداف المعدة. ومن جانب اخر فإن تحديد طريقة المنافسة لبلوغ الأهداف السنوية، عادة ما تكون في بداية السنة المالية للشركة، والتي يتطلب منه تحديد الميزانية المطلوبة لتنفيذ تلك المهام خلال العام. وبعد اختيار افضل أساليب المنافسة وطرق التنفيذ، يمكن المضي في مرحلة قياس تلك الأهداف بحيث تحقيق رغبات أصحاب المصالح، وبالتالي بلوغ المكانة المنشودة في السوق.

القياس

وبعد ذلك يتعين ربط الأداء بمؤشر قياس يسهل متابعة النمو المطلوب. ويمكن الاعتماد على تشييد هذا المؤشر اما من خلال أداء تحقيق الهدف في العام الماضي، او من خلال معرفة طريقة عمل الشركات المنافسة. كما يجب ان يكون التحدي حاضراً في هذا الجانب، بحيث لا يكون من المستحيل تحقيقه ويضعف همة فريق العمل، او ان يكون من السهل بلوغه، بحيث يتم تحقيقه في أيام معدودة. أن أهمية ربط نظام وضع الأهداف بالأداء السنوي للمؤسسة، من شأنه تحقيق الاستمرارية والديمومة للعمل المؤسسي على المدى الطويل. كما ينبغي ان يكون هناك مؤشر اولي –في بداية العام- بحيث يعتبر نقطة الصفر التي يبدأ منها العمل باتجاه تصاعدي عند نهاية العام. بالإضافة الى ذلك، يجب أن تكون طريقة القياس حاضرة وواضحة للجميع، مثل حجم المبيعات المحققة، حجم المصاريف، الحصة من السوق، استبيان مدى رضى العملاء، ..الخ.

كما يجب ان توزيع الاهداف المؤسسية على الأقسام المختلفة والمسؤولة عن تحقيقها، بالإضافة الى اعطاءها للموظفين المسؤولين عن تنفيذها. يجب التأكيد على أهمية وصول الهدف للجهة المعنية في المؤسسة بشكل صريح وواضح، بحيث يسهل من متابعة تقييمه باستمرار. وتعتبر هذه الخطوه من العلامات الفارقة مابين مؤسسة وأخرى في سبيل تحقيق الهدف المنشود. فلا يكفي ان تقوم المؤسسة بإختيار أهدافها السنوية بدقة، بل ينبغي ان يكون لديها ادراك تام عن اهم الأساليب والأدوات اللازمة للوصول للهدف. فعلى سبيل المثال، إذا اختارت احدى المؤسسات هدفها السنوي ليكون "زيادة قيمة العلامة التجارية في السوق المستهدف"، يجب عليها ادراك أهمية الصرف الرزين في ميزانية التسويق والعلاقات العامة.

وختاماً فإن الكثير من الشركات المحلية والخليجية لازالت تعمل بالطريقة التقليدية، والتي قد تخرج من الأسواق في أي وقت، لعدم تطويرها لنظام الفاعلية والمنافسة. كما أن لوجود اهداف استراتيجية ومرحلية في المؤسسات، دورها كذلك في تحقيق اهم مبادئ الحوكمة وهو الوصول للنتائج وتلبية احتياجات أصحاب المصالح، بالإضافة الى التحول للعمل المؤسسي البعيد عن الطريقة الفردية في إدارة العمل.