إدارة استمرارية الاعمال BCM

إدارة استمرارية الاعمال BCM

5 خطوات لمواجهة حالة الطوارئ والمخاطر

تعتبر الازمات الخارجية التي قد تواجه الاعمال من المحطات التي تستوجب الوقوف عندها، وذلك لما لديها من قدرة في إعادة ترتيب الأسواق، وموازنة قوى السوق. وتؤكد الأبحاث العالمية بان 40% من المؤسسات التي لم تكن مستعده لمواجهة المخاطر، فإنها عادة لا تعود الى السوق مجدداً!. ويمكن تعريف إدارة استمرارية الاعمال او يطلق عليه Business Continuity Management – BCM على انها عملية التنبؤ بالمخاطر المحتمل حدوثها على المؤسسة، وتوجيه مصادر الإنتاج والقوى العاملة نحو وضع الحواجز اللازمة لصدها في حال حدوثها، مما سيحافظ على سمعة الشركة وأصحاب المصالح. ولما كان العالم اليوم يعيش حالة من الاضطراب بسبب تفشي فيروس كورونا والذي اودى بحياة العديد من البشر، فقد استدعى الامر ان قامت شركة اكسبر للاستشارات وإدارة الاعمال – مقرها في دولة الكويت – من إعادة نشر هذه المادة والتي وعلى الرغم من انها خطوها استباقية لحدوث حالة الطوارئ، إلا أنها تساعد في معالجة ما يمكن معاجلته، بالإضافة الى انه يمكن الاعتماد عليها في المستقبل. وقد أصبح مصطلح إدارة استمرارية الاعمال BCM مقروناً في المؤسسات التجارية المتحضرة والتي تنادت بها نظام حوكمة المؤسسات الفاعلة. كما أن أهمية تشيد خطة جيدة لاستمرارية الاعمال من شأنها بث الطمأنينة والثقة في نفوس المستثمرين وأصحاب المصالح، وبالتالي توليد الأمان اللازم لبقاء المؤسسة في دائرة المنافسة على المدى الطويل، وفي أي ظروف خارجية بغض النظر على قوتها. كما أن وجود هذا النظام في المؤسسات الحديثة، فإن سيقلل العمل بنظام التجربة والخطأ وضياع مصادر الإنتاج، وبالتالي القدرة الفائقة على مواجهة الحالات الطارئة بكامل الاستعدادات المسبقة. كما ينبغي ان تكون خطة استمرارية الاعمال من الخطط الأساسية في المؤسسة والتي يجب الاعتماد عليها وإعادة تقيمها وتحديثها بشكل دوراً على ضوء التغيرات التي يشهدها قطاع العمل.

ومن الممكن ان تضرب الازمات أي قطاع من قطاعات الاعمال وفي أي وقت كان، وينبغي أن يكون دور المؤسسة حاضراً لمواجهة تلك الازمات والمخاطر قبل حدوثها. ويعتمد النجاح في تجاوز تلك الازمات على التخطيط المسبق للأزمة وتوقع نسبة حدوثها، وبالتالي مجاراتها بالقدر المطلوب وذلك بهدف أساسي وهو تقليل المخاطر المحتمل وقوعها. وفيما يلي محاور عمل إدارة استمرارية الاعمال الخمسة، والذي يمكن تنفيذها في قطاعات الاعمال المختلفة وفي جانبيها العام والخاص، والتي يتكون نواة تشييد خطة استمرارية الاعمال –او ما كان يطلق عليه سابقاً خطة الطوارئ:

تحليل الاعمال

ينبغي في البداية تحديد إطار ومهام عمل المؤسسة، ومعرفة أصحاب المصالح المرتبطين في نشاطها. كما أن خطة استمرارية الاعمال التي سيقوم فريق العمل بالتجمع من اجلها تقوم على أساس الحفاظ على مصادر انتاج المؤسسة بشكل مباشر، وتقليل المخاطر المحتمل حدوثها في المستقبل. كما ينبغي على أن تكون الخطة مكتوبة وفي متناول كل الأطراف المعنية في المؤسسة، لكي تكون حاضرة امامهم في مرحلة التنفيذ متى ما دعت الحاجة لذلك. كما يتعين في هذه المرحلة من مراحل إدارة استمرارية العمل من تحديد الهدف الرئيسي من وراء قيام هذا الفريق امام أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية في المؤسسة. وفي المقابل، فيتعين على الإدارة العليا في المؤسسة من توفير الدعم اللازم لنجاح هذه الخطة، بالإضافة الى توفير كامل الصلاحيات والمصادر اللازمة لذلك.

تقييم المخاطر

تبدأ أولى المراحل العملية في إدارة استمرارية الاعمال قبل وقوع حالة الطوارئ، أي في أوقات الرخاء. وتتم هذه المرحلة باختيار فريق عام للعمل بطريقة الدوام الجزئي، وعمل العصف الذهني اللازم حول أنواع المخاطر والعقبات التي قد تواجهها المؤسسة في المستقبل. ويتعين بعد ذلك على فريق العمل الاجتماع الدوري، وذلك بهدف تحديد أبرز تلك المخاطر التي من المحتمل مواجهتها في المستقبل، وإعادة ترتيبها حسب نسبة الحدوث، بالإضافة الى تقديم التوصيات والحلول اللازمة لمواجهتها. كما يتعين ان تكون فلسفة العمل في هذه اللجنة قائمة على معرفة أضعف المحاور والتي قد تكون بوابة لدخول المخاطر من خلالها. وبعد تحديد اهم المخاطر التي قد تسيطر على أداء المؤسسة، ينبغي إعادة تقييم كل منها على أساس محورين رئيسيين. أما المحور الأول فإنه يقوم بمعرفة احتمالية وقوع تلك المخاطر في المستقبل على المؤسسة. ويقوم المحور الثاني من محاور تقييم المخاطر على أساس فهم التأثير المترتب على وقوع تلك المخاطر على العملية المؤسسية. كما انه يمكن قياس التأثير الموضوعي لتلك المخاطر على أساس الخسائر المادية المترتبة عن وقوعها. فعلى سبيل المثال يمكن تصنيف المخاطر التي قد تخسر المؤسسة الكثير من المبالغ المالية، بأن تأثيرها كبير جداً، والعكس صحيح. ومن الخطوات التي تساعد فريق العمل في مرحلة تقييم المخاطر، هو طرح تساؤلات مساندة مثل، ماذا سيحدث لو..؟ او ما هو أسوأ سيناريو ممكن ان يحدث لو ..؟ او ماهي المصادر الرئيسية لدى المؤسسة، والتي يمكن ان تتأثر بتلك المخاطر؟

تقديم الحلول

وتأتي المرحلة اللاحقة من مراحل إدارة استمرارية الاعمال بتقييم الحالة النهاية لكل المخاطر المحيطة، والتي تم تثبيتها في الجانب السابق. ومن النتائج المترتبة عن هذه المرحلة، ووهي تقديم أبرز الحلول والتوصيات اللازمة للتفعيل، وهي اما قبولها واتخاذ بعض الإجراءات التصحيحية في حال وقوعها، او محاولة تقليل حجم المخاطرة، او ازالتها بشكل كامل. كما تتطلب هذه المرحلة من مراحل BCM بالعمل بحيادية وموضوعية لتقديم أفضل الحلول اللازمة لمواجهة تلك الازمات في حال حدوثها، واضعين الحالة المعنوية التي تعيشها المؤسسة – حالة الاستقرار – على جانب لكي لا يؤثر ذلك على جودة الخطة النهائية. كما أن التحدي الكبير امام تقديم الحلول المناسبة هو التكلفة المالية لكل من تلك التوصيات، الامر الذي يجعل القرار المؤسسي بطيء بعض الشيء، خصوصاً إذا لم لكن معد بطريقة مسبقة.

وبعد الانتهاء من المراحل الثلاث السابقة، تكون خطة استمرارية الاعمال Business Continuity Plan – BCP حاضرة في متناول الإدارة التنفيذية للمؤسسة، وقابلة للتنفيذ.

التدريب والتطوير

وتأتي الخطوة الرابعة من خطوات إدارة استمرارية الاعمال، وهي الخطوة التجريبية لقياس نظام العمل قبل الوقوع عليه بشكل فعلي. وتتضمن هذه المرحلة تدريب الموظفين والمنتمين للمؤسسة على تنفيذ خطة الطوارئ بشكل جدي، بحيث يتم معالجة أوجه القصور وتطويرها بشكل مستمر. كما يتعين ان يتم المراجعة المستمرة للخطة المعتمدة بشكل دوري، وتحديثها متى ما دعت الحاجة لذلك. بالإضافة الى ذلك فإن لصياغة الخطة بطريقة مؤسسية وبشكل مباشر، من شأنها تبسيط الموضوع على فريق العمل اثناء مرحلة التنفيذ تحت أي الظروف.

تفعيل خطة الطوارئ

وبذلك تكون مرحلة الاستعداد لخطة استمرارية الاعمال جاهزة للتنفيذ متى ما دعت الضرورة لذلك. وتأتي المرحلة الخامسة من مراحل إدارة استمرارية الاعمال وهي الخطوة التنفيذية الفعلية لجني ثمار سنوات التخطيط السابقة، والتي تم التدرب عليها للمحافظة على المؤسسة من الضياع. فكما أشار اليه هذا التقرير، فإن 60% من المؤسسات المختلفة تستطيع المحافظة على مصادرها وعلامتها التجارية وذلك بفضل الاستعداد المسبق والتوقع الأمثل للمستقبل ومجاراته. وفيما يلي بعض المحاور المساندة لتطوير خطة استمرارية الاعمال في مرحلة التفعيل:

·       يجب إعادة صياغة وتوزيع خطة استمرارية الاعمال، بحيث تكون مباشرة ويسهل فهمها.

·       ان تكون الخطة واضحة، بحيث تتضمن الأهداف الجزئية المطلوب تحقيقها والاقسام المعنية بالتنفيذ.

·       كما يفضل ان تكون الخطة مكتوبة بطريقة الاختيار checklists لسهولة التجاوب معها في وقت الازمات، عندما قد تخرج الأمور عن السيطرة، وبالتالي التقليل من نسبة الأخطاء الغير متوقعة.

·       اختيار أعضاء فريق العمل لتنفيذ الخطة، بطريقة متنوعة ومتجانسة فيما بينها. كما ينبغي التأكيد على ضرورة ان يكون الفريق التنفيذي على دراية وقناعة تامة بأهمية تشييد هذه الخطة وما هي الإضافات التي ستحققها للعملية المؤسسية. لذا فإنه من المهم أن تتم عملية الاختيار على أساس وجود الرغبة والمسؤولية لدى الفريق، ولا يمنع ان تكون هناك مؤسسات خارجية متبنيه لقيم المؤسسة بالمشاركة في هذه العملية.

·       كما ينبغي التأكيد مرة أخرى على أن تكون كافة المصادر والصلاحيات حاضرة بصحبة فريق العمل، بحيث يقوم باتخاذ القرار المناسب بأسرع وقت ممكن وفي اللحظة ذاتها.

·       تحديد المتحدث الرسمي باسم المؤسسة بشكل واضح وصريح امام الاعلام ومؤسساته المختلفة، وذلك للحد من ظاهرة الاشاعات والاخبار المغلوطة من جانب، بالإضافة الى نقل الصورة الحيادية بمصداقية عالية عن تطورات الازمة.

·       تعين فريق للاتصال تكون مهمته تحديد الرسائل الخاصة والعامة المطلوب اطلاقها وتحديد طرق الاتصال اللازم وصولها للأطراف المعنية ومعدل التواصل المطلوب. وبذلك ستصل اخر المستجدات الدقيقة حول تطور الازمة المحيطة بالمؤسسة بشكل انسيابي وبالتالي الحفاظ على سمعة المؤسسة امام أصحاب المصالح.

·       كما يجب الاعتماد على الانتشار الواسع لمنصات التواصل الاجتماعي المختلفة للتواصل السريع والمباشر مع المجتمع العام.

·       رصد كافة المعلومات والبيانات الخارجية عن المخاطر المحيطة، والتعامل الأمثل معها.

وختاماً فإن التخطيط المسبق لإنتاج خطة لاستمرارية الاعمال، من شأنها المحافظة على أداء المؤسسة التشغيلي برتم عالي وكفاءه مرتفعة تحت أي الظروف. كما أن لوجود تلك الأنظمة المتبعة، من شأنها تطوير العمل نحو اتجاه العملية المؤسسية حتى ولو لم يحدث أي من تلك المخاطر المرصودة. بالإضافة الى ذلك ينبغي التأكيد على انه ليس الهدف هو إيجاد خطة لاستمرار العمل، إنما الهدف الذي تسعى لأجله BCM هو المحافظة على تشغيل المؤسسة بنفس الكفاءة ولمدة طويلة. وفي المقابل يتعين على الإدارة العليا في المؤسسة من إدراك أهمية وجود خطة لاستمرارية الاعمال، وبذل المزيد من المصادر المالية لتطويرها وتشيدها بشكل فاعل بغض النظر عن تكلفة ذلك. فقد تكشف الازمات الخارجية بعد الخلل الناجم عن سوء الإدارة في فترات سابقة.  

Business sustainability

P.O. BOX 21407 – Safat 13075 Kuwait

Tel: +965 600-39277

Fax: +965 224-78734

Email: info@excpr.com

Website: www.excpr.com